A primeira etapa para resolver um problema é entender o que está acontecendo. E para isso existe o método 5W2H, uma ferramenta de gestão fundamental para qualquer negócio. Ela auxilia na compreensão do problema e na elaboração de um plano de ação.
O método 5W2H é um sistema estruturado. As ferramentas trazem ideias por meio de uma série de perguntas relacionadas aos seus problemas ou objetivos definidos.
Além disso, o método 5W2H incentiva as equipes de trabalho a entender cada aspecto de um problema. Você já viu uma equipe se reunir para iniciar um projeto e tentar colocar as ideias no papel? Mas nenhuma sugestão é viável, por isso não segue em frente?
Então, se você deseja encerrar este ciclo, é hora de descobrir como fazer um plano de ação para a resolução de problemas 5W2H.
O que é o método 5W2H?
A sigla vem de cada letra correspondente às iniciais de 7 palavras no idioma inglês. Assim sendo, foi criado um método de trabalho para responder a certas questões.
As mesmas são orientadas de forma que toda a informação de um projeto seja claramente definida. Assim, é possível evitar atrasos ou paralisações ao longo do caminho.
Então, a ideia é a seguinte: ao definir seu plano de ação, a equipe irá responder as 7 questões abaixo. Vamos entrar em mais detalhes e verificar vários elementos desta ferramenta.
O que – aqui estamos olhando para a parte de atividade do problema, tentando responder qual é o problema.
Por que – aqui a equipe tenta procurar o propósito. “Por que isso é um problema?”
Onde – isso traz o fator lugar. A equipe tenta descobrir onde encontrar o problema ou onde o processo é
executado.
Quem – Isso traz o fator pessoas, ou seja, quem está envolvido no processo ou quem é impactado ou quem precisamos
envolver?
Quando – isso traz o fator tempo, como e quando encontramos o problema pela primeira vez ou quando ativar o projeto,
etc.
Como – esta é a parte do método do processo, por exemplo, como sabemos que houve um problema.
Quanto – Isso traz o fator de custo ou frequência: com qual frequência encontramos o problema?
Erros comuns cometidos durante a definição do método 5W2H
Existem alguns erros típicos que podemos encontrar durante o método 5W2H. Os mais comuns estão listados abaixo:
– As ações são baseadas em sintomas, não em um problema real.
– Basear-se em conclusões prematuras sobre a causa (evite “tirar conclusões precipitadas e foque no problema”).
– Descrever o problema copiando a definição criada pelo cliente, que geralmente é apenas um sintoma.
Importância da planilha de análise 5W2H
Então, como fazer um plano de ação de resolução de problemas 5W2H funcionar? Isso envolve a colaboração da equipe em fornecer informações. Como se costuma dizer, “tempo é dinheiro” e antes que a equipe se perca em seus projetos, o melhor é estabelecer o método 5W2H.
Certamente, ao montar esse plano de ação, a empresa se beneficiará com a agilidade dos processos e o cumprimento de prazos. Além disso, a importância da planilha também está no fato de não haver necessidade de treinamentos sofisticados e complexos realizados por profissionais especializados.
Como fazer uma planilha de solução de problemas 5W2H
A planilha 5W2H (ou matriz 5W2H) é prática e simples de montar. O método foi criado para agilizar os processos da empresa. Dessa forma, é possível organizar e planejar as tarefas para que possam ser cumpridas por meio de um processo claro de raciocínio.
Como tudo fica bem esclarecido na planilha, que pode ser preenchida e compartilhada para que toda a equipe acompanhe, a comunicação é muito mais ágil e eficiente.
Para começar a fazer uma planilha 5W2H, tenha em mente alguns pontos:
– Qual é a causa dos problemas na sua empresa?
– Identifique quais são as etapas do trabalho que atualmente são realizadas na empresa.
– Quem faz o quê em todo o processo de trabalho?
Como colocar o método 5W2H em prática?
Por fim, dentro da prática rotineira de uma empresa, cada equipe precisará estabelecer as respostas para essas perguntas. Ou seja: quem fará o quê, por que o fará, quem exatamente completará cada tarefa?
Além disso, em que local, quando (definir um prazo), como fazer e, se for o caso, quanto custará para a empresa?
Portanto, saber fazer um plano de ação usando o método 5W2H é fundamental para que o gestor possa direcionar sua equipe.
Veja também: Papel do consultor de planejamento estratégico
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