FCA – Fato, Causa e Ação

Como você deve saber, por mais que se faça um planejamento estratégico, ele nunca sai como se espera. Aliás, planejamento é exatamente aquilo que pretendemos, aplicando ferramentas que conhecemos para chegar ao objetivo esperado.

No entanto, sempre ocorre algo no meio do caminho e nosso planejamento estratégico precisa ser alterado. Isso vale para qualquer tipo de planejamento, desde o mais simples ao mais complexo.

Para evitar maiores prejuízos em qualquer tipo de planejamento estratégico, como um fator inesperado (que sempre acontece), existe uma ferramenta bem mais simples e eficiente: o planejamento estratégico FCA, ou Fato-Causa-Ação. Este é um método que pode ajudar na hora de resolver qualquer problema e melhorar os procedimentos adotados.

O que é o planejamento estratégico FCA?

Como metodologia, o planejamento estratégico FCA é bastante simples, embora seja o tipo de metodologia que pode fazer toda a diferença quando se precisa pensar em soluções para qualquer tipo de problema.

De maneira geral, o planejamento estratégico FCA consiste em identificar o fato, encontrar a causa e definir uma ação para ter a solução do problema.

Uma das maiores vantagens apresentadas pelo planejamento estratégico FCA é a possibilidade de se chegar à raiz do problema, dando condições de encontrar soluções que efetivamente possam resolver a questão. Além disso, trata-se de uma metodologia que ajuda a produzir e adquirir conhecimento mais aprofundado sobre os processos de uma empresa.

Nesse caso, o que podemos ver claramente é que, quanto melhor a capacidade em identificar um problema, maior será a chance de resolvê-lo e apresentar melhor qualidade nos processos. Assim, também serão menores os custos e maior satisfação terá o cliente. Uma consequência natural, que irá trazer maior lucratividade para o empreendimento.

Como entender a CAUSA no FCA

Encontrar a causa de um problema nem sempre é uma tarefa simples. Aliás, pode ser bastante complicada, dependendo do processo. Naturalmente, pode também ocorrer de ser uma causa complicada por se tratar da causa mais óbvia e, portanto, ficar escondida.

Para encontrar a causa de um problema e usar a metodologia FCA, existe uma técnica simples, denominada de “5 porquês” ou, como se denomina em inglês, “why-why”. A técnica simplesmente consiste em responder a pergunta “Por quê?” quantas vezes forem necessárias para chegar a uma resposta e ao entendimento sobre o problema que se pretende resolver.

Um exemplo da procura da causa no FCA

Para entender melhor a tática, vamos a um exemplo simples. Uma empresa pretendia vender durante o mês determinada quantidade de agasalhos, mas o resultado final ficou 20% abaixo do esperado. Aqui encontramos o F do nosso FCA, ou seja, o fato, o problema que precisa ser resolvido.

A primeira pergunta a ser feita é sobre o fato em si:

• Por que as vendas ficaram 20% abaixo do previsto?
• Porque uma das filiais não conseguiu atingir a meta.

A resposta não atendeu exatamente o que se procurava. Entra-se, então, na segunda questão:

• Por que essa filial não conseguiu atingir a meta?
• Porque a filial não tinha a quantidade suficiente de produtos.

Novamente é preciso entender o motivo, embora tenhamos uma noção de que não houve quantidade suficiente de produtos para atingir a meta.

• Por que a filial não tinha a quantidade suficiente de produtos?
• Porque houve falha na entrega pela transportadora.

Já sabemos que o problema já extrapolou a empresa e chegou à transportadora. Então, precisamos encontrar o problema na transportadora.

• Por que houve falha na entrega pela transportadora?
• Porque ela teve problemas de manutenção com os caminhões de entrega.

Como podemos perceber o problema não tinha uma causa dentro da empresa, e sim com um parceiro da empresa. Veja bem, estamos apenas falando num exemplo, que levou a encontrar a causa fora da empresa, e nem sempre é o que ocorre.

Nesse caso, como se trata de um problema de logística, a posição mais acertada é a de fazer parceria com empresas mais confiáveis ou, se necessário, manter parceria com mais de uma empresa de transporte para garantir que todos os produtos estejam disponíveis em todas as filiais.

Com o questionamento levantado, o administrador pode encontrar uma solução para que o planejamento estratégico seja cumprido.

Como fazer o relatório do planejamento estratégico FCA

O relatório do planejamento estratégico FCA é exatamente a consolidação das descobertas das causas e onde será possível consolidar um plano de ação com o objetivo de eliminar ou corrigir a causa ou as causas do problema.

Caso não seja possível eliminar ou corrigir a causa, será necessário encontrar alternativas para trazer uma solução definitiva, suplantando as condições problemáticas apresentadas.

Vale entender aqui, que o planejamento estratégico FCA é capaz de solucionar qualquer tipo de problema, desde o processo produtivo, passando pela logística, chegando ao departamento de vendas ou até mesmo solucionando problemas de equipe de pessoal.

Quando buscamos respostas e fazemos a análise dos fatos, estamos nos aprofundando no conhecimento dos processos que temos em nossa empresa e essa condição é essencial para encontrar a solução para qualquer tipo de problema.

A metodologia do planejamento estratégico FCA pode, inclusive, ser usada para acompanhamento do desempenho de um projeto, através das metas e indicadores de desempenho.

No caso de as metas não estarem dentro do projetado, o FCA pode ajudar a entender o que está atrapalhando e usar as causas para solucionar o problema.

O planejamento estratégico FCA é também uma maneira eficiente para combater riscos que possam surgir ao longo de um projeto, possibilitando que se possa atuar com foco nos resultados e na solução das causas que criaram algum problema, possibilitando cumprir com as metas.

Embora seja algo aparentemente bastante simples, a metodologia de planejamento estratégico FCA deve ser feita com um software especializado na busca de solução de problemas. A investigação deve ser feita pessoalmente, mas a síntese deve ser feita através de um programa específico, que possa criar um diferencial para sua empresa.